Несколько новых введений управления временем появилось в связи с удаленной работой, но они подходят и для офисных работников. Авторы рекомендуют в некоторых случаях отходить от электронных носителей и общаться с людьми напрямую. Ограничивать время на работу и нацелиться на эффективный результат.
Новый способ узнать, когда вы закончили работу
Довольно сложно подсчитать сколько часов было затрачено на трудовую деятельность при удаленной работе. Получается некая «полувключенность». Ничего не мешает смотреть телевизор весь день, но и при этом наполовину выполнять трудовые обязанности. Не выходит и толком отдохнуть. Существует постоянное чувство вины из-за невыполненных заданий, которые делаются на ночь глядя. Но можно эффективно разделить рабочее время и домашнее.
Психолог Дэвид Аллен рекомендует составлять короткие, целенаправленные списки дел. Необходимо понимать, сколько задач уместиться за восемь часов. У вас должно быть не больше 4 крупных дел и до 8 небольших заданий. Даже если вы продуктивнее в вечернее время, постарайтесь важные задачи выполнять первыми, тогда ваше внимание наиболее продуктивно.
При отсутствии норм группового времени ежедневные списки задач позволяют вам прекратить работу раньше обычного. Вы можете расслабиться вечером или в выходные, зная, что выполнили достаточно трудовых дел.
Люди могут тратить восемь часов на то, чтобы сидеть на своих стульях в офисе, делая мало важных дел, но чувствуя себя хорошо, потому что они физически там. Управление по задачам, а не по времени, означает сосредоточение внимания на результатах. Если люди иногда прекращают работу в 15:00, то это нормально – нет никакой двусмысленности в том, что было сделано. Каждый может быть доволен проделанной работой, а не затраченными часами.
Самый эффективный способ управлять своим почтовым ящиком
У каждого есть свой «отвлекающий криптонит» – вещь, которая непреодолимо отвлекает их от того, чтобы тратить свое время на дела, которые им важны. Для некоторых это вдохновляющие изображения из Instagram, для других – новостная лента ВКонтакте. В этом проблема управления своим почтовым ящиком, соблазнов на электронных устройствах предостаточно. У многих появилась некая зависимость от постоянной проверки входящих писем.
Аналитик Джон Зерацкий рекомендует воспользоваться такими приемами для работы с электронной почтой:
- Удалить ее с телефона и оставить только на компьютере или ноутбуке.
- Выделять определенное время на проверку сообщений.
- На короткие письма отвечать сразу же.
- Сообщения, требующие долгого ответа переводить в режим внешней задачи и работать непосредственно с человеком. Возможно, звонок будет эффективнее, чем часы ответа на письма.
Как превратить коллег в записные книжки?
Когда пандемия перевернула все обычные профессиональные распорядки, Росс МакКэммон начал экспериментировать с множеством различных связанных с работой систем организации и расписания. Он включил в свою неделю планирование на основе задач и подход Джона Зерацкого к почтовому ящику, но нет ничего более ценного, чем аналоговая система, которая работала бы так же хорошо 50 лет назад или 100.
Он убежден, что ключ к здоровым отношениям на рабочем месте – это карточки. Но не для списков дел или календарей, которые обычно сохраняют в электронном виде и в общем доступе, а карточки для людей.
На каждую неделю на столе раскладывают набор из примерно 15 карточек, сверху указано имя человека. Они разделяются по таким категориям:
- по одному для каждого вышестоящего руководителя;
- по одному для каждого из коллег по организации;
- по одному для некоторых клиентов, с которыми часто происходит сотрудничество;
- для всех важных людей в профессиональной сфере.
На карточке записаны короткие строки текста: проекты, которые планируется начать или продолжить; вопросы, которые стоит задать; все, о чем нужно или хочется поговорить во время следующего общения. Не обязательно дело может касаться только рабочих моментов, это может быть фильм, который порекомендовал коллега. Когда днем приходит в голову мысль, ее записывают на карточку. А вечером или не следующее утро раскладывают в нужную категорию.
Обычно проще всего использовать для карточек обычную бумагу для заметок и стикеры. Для простоты можно подобрать несколько цветов по категориям или срочности дел. Карточки просто брать с собой на встречи и вкладывать в папку. Но благодаря гибкости и легкой заменимости вам не придется долго листать записи в блокноте.