Тайм-менеджмент – это на самом деле управление вниманием. А ведь многие пытаются сосредоточиться на количестве дел, которые они могут выполнить за сутки. Баланс – это как управление вашим вниманием, так и управление своим днем. Немного планирования имеет большое значение. Составление четкого плана устойчивого графика не только позволяет вам перевести дух, но также гарантирует, что вы будете знать, как и где вы распределяете свое время. Автор бестселлеров, ведущая национальных новостей и подкастов Николь Лапин предлагает следующие стратегии для составления идеального списка дел:
- Расставьте приоритеты в своем списке дел, просмотрев то, что уже запланировано на день, и определив, что не подлежит обсуждению.
- Откладывать дела на потом. Включите то, что не зависит от времени, в список на завтра (или позже).
- Посмотрите, какие из оставшихся задач соответствуют вашим целям, и устраните те, которые не совпадают. Затем ранжируйте оставшиеся в порядке убывания приоритета.
- Марк Твен якобы сказал: «Если твоя работа – съесть лягушку, лучше всего это сделать с утра. А если ваша работа – съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую». Другими словами, сначала отметьте самые большие или самые страшные задачи.
- Профессор психологии в Квинсленде Рой Баумейстер дает рекомендацию начать день не с самой сложной и объемной задачи, а с нескольких дел, которые легко выполнимы. Так появится чувство, что вы уже кое-что разгрузили.
- Обратите внимание на свои биологические часы и на то, как вы себя чувствуете в разное время дня, чтобы вы могли соответствующим образом планировать свою работу (например, решать более сфокусированные задачи, когда у вас самая ясная голова).
- Запланируйте блок времени, чтобы ответить на электронные письма или «подумать» по утрам, когда вы еще не загружены задачами.
- Планируйте встречи после обеда. Исследования показывают, что вторая половина дня, особенно 15:00 является оптимальным временем для общественных мероприятий, таких как встречи.
- Не планируйте что-то на 30 минут или час только потому, что это выглядит организованным в вашем календаре. (Если окажется, что встреча длиться всего семь минут, то вам вернутся 23 минуты вашей жизни).
- Используйте рутинные планеры. Записывайте дела, которые необходимо выполнять каждый день.
- Составляйте стандартные списки и сохраняйте их. Например, еженедельных покупок или перечень вещей, которые стоит взять в отпуск. В следующий раз вы сэкономите время просто отредактировав.
- Не пишите того, что не собираетесь делать. Оценивайте адекватно свои силы. Нет смысла планировать генеральную уборку после трудового дня.
- Планируйте, когда завершите задачу. Даже если дело бессрочное, то напишите себе дедлайн.
Оборудование для идеального планирования
Для составления идеального списка дел необходимо подобрать соответствующие оборудование, которое будет хорошим помощником:
- Выберите подходящее место. Постарайтесь, чтобы вокруг вас был уют. Захламленный стол не поможет в организации планирования. Чистота вокруг поможет выбрать правильный настрой. Желательно выбрать несколько значимых или памятных предметов. Например, ракушка с любимого пляжа. Она будет навевать приятные воспоминания и стимулировать на больший заработок, чтобы вернуться в хорошее место.
- Запахи для концентрации внимания. Если вы находитесь на кухне, хорошо проветрите помещение. Для того, чтобы настроиться на работу, выберите следующие ароматы: апельсин поднимет настроение, другие цитрусовые и кофе взбодрят, а чай с бергамотом усилит творческие способности.
- Электронное оборудование. Вы можете составлять списки в телефоне, компьютере. Подобрать специальные программы или воспользоваться стандартными таблицами в Exсel. Если планирование происходит дома, то для мобильности можно воспользоваться интернет-диском или сделать фото списка дел на день.
- Блокнот. Практически все тайм-менеджменты рекомендуют использовать бумажный блокнот и записывать туда вручную свои дела. Собственный почерк напоминает уже о приложенном усилии, когда печатный текст обезличивает. Вероятность выполнения заданий становится гораздо выше. Блокнот-планер на кольцах практичнее за счет мобильности.
- Ручки. В бумажном блокноте пользуйтесь цветными ручками и маркерами, они помогают сконцентрировать внимание.
- Планеры. Для совмещения всех дел, лучше видеть картину на месяц полностью. Для дома подходят магнитные планеры на холодильник. В офисы предпочитают брать специальные доски.