В Америке стал популярен новый способ составления графика еженедельного календаря. В его основе находится пессимизм. Идея является оптимальной и подойдет, как домохозяйкам, так и офисным работникам. Всем приходиться отказываться от любимых занятий или срочно выполнять основную работу, потому что что-то пошло не так. Существует способ составления графика рабочей недели, который поможет удержаться в равновесии и с легкостью справиться.

Консультант по тайм-менеджменту Лаура Вандекам составляет расписание уже не первый год. Многие клиенты были счастливые от ее помощи. В компании с консультантом по стратегии Кэтрин Гиллеспи они составляли не просто рабочие графики, это настоящие произведения искусства. Процесс затронул и самих авторов. Так Гиллеспи работала фрилансером по 30-40 часов в неделю и занималась воспитанием своих пятерых детей. При этом у нее хватало времени на личные занятия, спорт и встречи с друзьями. Лаура смогла составить хорошее для нее расписание, но ей хотелось большего. Кэтрин решила, что хочет выкроить больше времени для творческого письма. Обычно ее муж по субботам брал детей с собой на прогулку на несколько часов. Отец семейства счастливо проводил время и супруга спокойно могла заниматься творчество. К сожалению, основная работа начинала забирать и этот период. То клиент просил новый проект, то сам рабочий процесс затягивался. Девушка записывала свой труд на субботние часы. Так время на писательство полностью было вытиснено. График Гиллеспи великолепно работал, когда все шло по плану, но не всегда так.

Это простая дилемма. Люди находят время для важных вещей, но затем происходит что-то непредвиденное и часы летят, как минуты. Становится легко разочароваться в своем рабочем графике, но существует интересный прием. Запланируйте не просто успешный и оптимистичный список дел, но и заложите в него то, что вы будете делать, если планы разрушатся. Именно так вы сможете увеличить свои шансы на успех.

Резерв в графике

На примере Кэтрин решением было выделить в расписании резервное время для дополнительной работы от одного до двух вечеров в будни. В таком случае в субботу у нее останутся часы для творчества и не нужно будет быстро решать затяжные рабочие дела.

Многие люди добиваются успеха, выделяя резерв для решения основной задачи. Другой клиентке Элизабет Морфис, профессору из института, понадобилось написать статью до 1 сентября. Таким образом с июля она запланировала работать каждое буднее утро с 6 до 9 в течение недели. Но на всякий случай были выкроены дополнительные часы каждый уикенд. К моменту сдачи проекта профессор была рада такому графику. Ей не пришлось волноваться, когда заболела ее дочь и вместо пяти будних дней, она проработала лишь один. Ведь у нее было время на выходных, за которые она все успела.

Резервный подход – это не просто тактика, это образ мышления. Безусловно, в полном расписании выделить дополнительные пункты непросто. Не обязательно писать резерв для всего, выберите один-два дела. Возможно, они вам и не понадобятся, но так вы будете точно знать, что все успеете. Хорошее управление временем означает планирование устойчивого, а не идеального графика. Если вы запланируйте один дополнительный промежуток для чего-то, то воспользуйтесь им только в случае, если что-то пойдет не так. Если у вас будет временной резерв, приоритет будут иметь важные дела. Вы потратите на экстренные задания не нулевое время, а дополнительное. Вам не придется ущемлять себя в чем-то или бегать впопыхах.

Пессимизм поможет составить график

Составляйте расписание с немного пессимистической точки зрения. Предположите, что что-то пойдет не так и планируйте соответственно. Такой умный календарь улучшает образ жизни. Надейтесь на лучшее, но стройте свои планы так, чтобы была возможность работать и в других обстоятельствах.

Как бы надежно не выглядел ваш клиент, оставляйте время на переделывание проекта. И на всякий случай держите в запасе еще один проект, который можно будет начать раньше. Вы надеетесь на свадьбу в солнечную погоду на открытом воздухе, но также ищите и план Б.

Вариант резервного времени не только избавит вас от беспокойства, это способ расслабиться по жизни в целом. Когда ваш клиент говорит, что ему нужно больше времени, вы не будете чувствовать гамму негативных эмоций: «Как он мог поступить так со мной?». Вместо этого вы сможете просто улыбнуться и сказать: «Конечно, мы подождем, пока вы будете готовы!»